מי חייב למנות ממונה על הגנת הפרטיות?

זו השאלה הקונקרטית ביותר שתיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות מעורר, והתשובה מרגיעה חלק מהעסקים — החובה אינה גורפת.

ארבע הקטגוריות

החובה למנות ממונה על הגנת הפרטיות חלה על:

גופים ציבוריים, וכן מי שמעבד מידע עבורם — כלומר גם ספק פרטי שמספק שירותי עיבוד לגוף ציבורי.

גופים שעיסוקם סחר במידע — מי שאיסוף, ריכוז ומסירה של מידע הם חלק ממודל ההכנסה שלו.

ארגונים שפעילותם כרוכה בניטור שיטתי של אנשים — מעקב מתמשך ומובנה, ולא איסוף אגבי.

ארגונים שעיקר פעילותם עיבוד מידע רגיש בהיקף ניכר — שני התנאים במצטבר: גם רגישות המידע וגם ההיקף.

עסק שאינו נופל לאף אחת מהקטגוריות אינו חייב במינוי — אך זה אינו פטור מהחוק. חובות היידוע, הגבלת המטרה, זכות העיון והתיקון ואבטחת המידע חלות עליו במלואן.

מה נדרש מהממונה

ידע ממשי בדיני הגנת הפרטיות ובאבטחת מידע, והיכרות עם הארגון ועם תהליכי עיבוד המידע שבו.

עצמאות מקצועית — זו הדרישה שהכי הרבה ארגונים מפספסים. הממונה אמור לדווח להנהלה הבכירה ולא להיות כפוף למי שאת פעילותו הוא מבקר. ממונה שכפוף למנהל השיווק, בעוד הפעילות הבעייתית היא שיווקית, אינו עצמאי.

תפקידים בפועל — ייעוץ והדרכה לעובדים, בקרה שוטפת על עמידה בחובות, טיפול בפניות של נושאי מידע, ושמש כנקודת הקשר מול הרשות להגנת הפרטיות.

הטעות הנפוצה

מינוי פורמלי — ״נגדיר גם את מנהל ה-IT כממונה פרטיות״ — בלי הכשרה, בלי זמן ייעודי ובלי עצמאות. מינוי כזה עלול להיחשב כאי-קיום החובה, ובנוסף מייצר ניגוד עניינים מובנה: מי שבונה את המערכות אינו הגורם הנכון לבקר אותן.

לארגון שאינו יכול להצדיק משרה ייעודית קיימת אפשרות מקובלת של ממונה חיצוני בהיקף חלקי — פתרון שמספק גם את הידע וגם את העצמאות.

זה לא אותו דבר כמו ממונה אבטחת מידע

שתי חובות נפרדות. ממונה אבטחת מידע הוא דרישה ותיקה יותר, מכוח תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017, ועיסוקו טכנולוגי — הגנה על המאגר. ממונה הגנת פרטיות עוסק בציות הרחב לחוק — מטרות העיבוד, זכויות נושאי המידע, התקשרויות עם מעבדים.

ארגון עשוי להיות חייב בשניהם, ובמקרים מסוימים אין זה ראוי שאותו אדם ימלא את שני התפקידים.

מתי כדאי לערב עורך דין

כשלא ברור אם אתם נופלים לאחת הקטגוריות — במיוחד סביב ״ניטור שיטתי״ ו״מידע רגיש בהיקף ניכר״, שהם המבחנים הפרשניים ביותר. טעות כאן אינה הפרה נקודתית אלא הפרה מבנית ונמשכת. וכן לפני המינוי עצמו, כדי להגדיר את הכפיפות והסמכויות כך שיעמדו בדרישת העצמאות.

ההסבר המלא על התיקון ועל ההיערכות — תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות. לסקירת התחום — משפט מסחרי.